Innkaupareglur Skaftárhrepps

INNKAUPAREGLUR SKAFTÁRHREPPS

1. gr.

Almenn ákvæði

Reglur þessar eru til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum og til að tryggja gæði vöru, þjónustu og verka.

Reglur þessar gilda fyrir allar stofnanir, svið og deildir sem rekin eru á vegum Skaftárhrepps.

Innkaupareglum skal fylgt við öll innkaup, sem og 1ögum um opinber innkaup nr. 84/2007 og 1ögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993. Við innkaup skal taka mið af EES reglum þegar það á við.

2. gr.

Innkaup

Með hugtakinu innkaup er átt við kaup á hvers kyns aðföngum, þ.e. kaup á þjónustu, vörum og verklegum framkvæmdum.

3. gr.

Innkaupaaðferðir

Við innkaup sveitarfélagsins skulu eftirfarandi innkaupaaðferðir notaðar:

• Útboð, opið eða lokað, og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Fyrirspurn og samningur/pöntun í kjölfarið.
• Samningur eða pöntun án undangengins útboðs eða fyrirspurnar.
• Innkaup samkvæmt rammasamningi.

Við innkaup sveitarfélagsins er einnig heimilt, þar sem við getur átt að beita eftirtöldum aðferðum:

• Samningskaupum að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
• Samningskaupum vegna hönnunarsamkeppni.

4. gr.

Umsjón og ábyrgð á innkaupum / útgjaldaheimildir

Sveitarstjóri er prókúruhafi sveitarfélagsins, sbr. 3. mgr. 55. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998. Sveitarstjóra er heimilt að veita öðrum starfsmanni sveitarfélagsins prókúru að fengnu samþykki sveitarstjórnar. Sveitarstjóri veitir starfsmönnum sveitarfélagsins ráðgjöf og aðstoð um tilhögun innkaupa, eftir þörfum.

Forstöðumönnum/deildarstjórum er heimilt að stofna til útgjalda fyrir hönd sveitarfélagsins innan ramma fjárhagsáætlunar hverju sinni og bera þeir ábyrgð á innkaupum sinna stofnana og deilda. Forstöðumenn/deildarstjórar geta með samþykki sveitarstjóra veitt einstökum starfsmönnum heimild til að stofna til útgjalda. Öllum sem heimild hafa til að stofna til útgjalda ber að staðfesta að þeir hafi kynnt sér efni innkaupareglna sveitarfélagsins og að þeir muni fylgja þeim við innkaup.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir þá starfsmenn sem hafa heimild til að stofna til útgjalda og ber sveitarstjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

5. gr.

Mat og skipting á innkaupum

Við mat á ætlaðri fjárhæð samnings skal telja með allan kostnað innkaupa miðað við þann tíma þegar auglýsing um innkaupin birtist. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðið er út.

Óheimilt er að gera ótímabundna samninga.

Óheimilt er að skipta innkaupum niður með einum eða öðrum hætti til að lækka fjárhæð, eða áætlaða fjárhæð, innkaupa í þeim tilgangi að komast hjá útboði/verðfyrirspurn þannig er t.a.m. óheimilt að skipta innkaupum milli tímabila og láta skipta reikningum frá seljendum niður í smærri einingar.

Heimilt er að skipta innkaupum niður í einingar eða áfanga í því markmiði að bjóða hverja einingu eða áfanga út. Einnig er heimilt að semja um viðbótarverk eða viðbótaráfanga a grundvelli fyrra útboðs.

6. gr.

Útboð

Undir hugtakið útboð falla heiti þar sem lýst er því sem boðið er út, eins og þjónustutilboð, verkútboð, vöruútboð, en einnig heiti eins og alútboð, samkeppni, hönnunarsamkeppni, tveggja áfanga keppni og útboð með tveggja umslaga kerfi. Forval er hluti útboðsferils.

7. gr.

Hvenær útboð skal viðhaft

Útboð skal að jafnaði viðhaft við innkaup, að svo miklu leyti sem unnt er og hagkvæmt þykir.

Þegar áætluð samningsfjárhæð verklegrar framkvæmdar er yfir 15 milljónir króna skal útboð viðhaft. Ef áætluð fjárhæð kaupa á þjónustu fer yfir 15 milljónir króna skal viðhafa útboð. Ef áætluð fjárhæð vegna vörukaupa fer yfir 5 milljónir króna skal sömuleiðis viðhafa útboð. Allar tölur eru án virðisaukaskatts.

8. gr.

Opið útboð

Opið útboð skal að jafnaði viðhaft þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað.

9. gr.

Lokað útboð með eða án forvals

Heimilt er að viðhafa lokað útboð ef raunhæfur samanburður næst og það þykir hagkvæmur kostur.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk er heimilt að gera áskilnað um að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk.

10. gr.

Forval

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, samkeppni eða samningskaupum, skal þess krafist í forvalsgögnum að umsækjendur leggi fram upplýsingar sem sýna getu þeirra til að taka að sér verkefnið. Þannig skal í forvalsgögnum koma fram með skýrum og greinargóðum hætti hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum og hvernig verði staðið að vali á þátttakendum. Hægt er að takmarka fjölda þátttakenda í útboði, samkeppni eða samningskaupum, t.d. þannig að í forvalsgögnum komi fram að aðeins umsækjendur sem uppfylla tilteknar lágmarkskröfur fái að taka þátt í því eða að aðeins tiltekinn fjöldi fái þátttökurétt.

11. gr.

Auglýsing útboða

Útboð skulu auglýst og skal í auglýsingu koma fram hvar og hvenær útboðsgögn eru til afhendingar, hver kaupandi er, hvað boðið er út, hvar og hvenær skuli skila inn tilboði, hvar og hvenær þau eru opnuð, skilatími þess sem verið er að bjóða út og hvort skilatryggingar sé krafist.

Við lokað útboð skal senda orðsendingu um útboðið til þeirra sem kaupandi gefur kost á að gera tilboð. Í orðsendingunni skal koma fram, auk þess sem tilgreint er í 1. mgr., hvaða aðilum er gefinn kostur á að gera tilboð.

12. gr.

Útboðsgögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út. Í útboðsgögnum skal skýrt koma fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur verði lagðar til grundvallar vali á samningsaðila. Í verkútboðum skal leitast við að nota samræmda útboðs- og verklýsingu.

13. gr.

Fyrirspurnir

Fyrirspurn er viðhöfð, þegar útboð er ekki talið eiga við, til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Þrátt fyrir að fyrirspurnir séu óformlegri en útboð, samkvæmt þeim lögum sem um þau gilda, skal tilboða aflað á grundvelli skriflegra fyrirspurnargagna og tilboð skulu einnig vera skrifleg. Sveitarfélaginu er heimilt að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum í fyrirspurnir með símbréfi og/eða tölvupósti. Málsmeðferð öll skal vera vönduð, fyrirspurnargögn skulu vera skýr og greinargóð og skýrt skal koma fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en verði einu saman.

Tilboð skulu opnuð á tilsettum tíma og þau skráð. Samanburðarskrá tilboða skal gerð og þátttakendur skulu upplystir um val á tilboði.

Heimilt er, undir sérstökum kringumstæðum að afla skriflegs tilboðs frá einum seljanda. Þessar kringumstæður geta m.a. verið þær að annar seljandi sé ekki þekktur og/eða verð séu kunn.

14. gr.

Mat og val á tilboðum/samningsaðilum

Ætíð skal taka því tilboði sem hagkvæmast er miðað við kröfur í útboðslýsingu, lögum og reglum. Ef hagstæðasta tilboð er ekki jafnframt lægsta tilboð skal það rökstutt sérstaklega.

Í útboðsgögnum skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs með eins nákvæmum hætti og framast er unnt. Í forsendum má ekki vísa til annarra atriða en staðreynd verða á grundvelli gagna sem bjóðendur leggja fram eða með öðrum hlutlægum hætti. Ef meta skal tilboða á grundvelli fleiri forsendna en verðs skal tiltekið hverjar þær forsendur eru í útboði og þeim raðað eftir mikilvægi ef mögulegt er. Við mat á hagkvæmni tilboðs skal tekið tillit til öryggis, heilbrigðis, gæða- og umhverfissjónarmiða.

15. gr.

Fjárhagsstaða bjóðenda/viðsemjenda

Ef eftirfarandi atriði eiga við má ekki gera samning við bjóðanda/viðsemjanda:

i. Sætir nauðasamningum eða er undir gjaldþrotaskiptum.

ii. Er í vanskilum með opinber gjöld eða lögbundin iðgjöld starfsmanna.

iii. Skortir fjárhagslega- og tæknilega getu til að framkvæma samninginn.

Sé þess krafist er tilboðsgjafa skylt að sýna fram á regluleg bankaviðskipti og/eða tryggingu vegna samningsefnda. Heimilt er að kanna fjárhagsstöðu bjóðenda á vanskilakrá.

Þegar áætluð samningsfjárhæð vegna verk- og þjónustusamninga er 10 milljónir króna eða hærri er óheimilt að gera samning við aðila ef ársreikningur sýnir neikvæða eiginfjárstöðu, enda liggi frekari skýringar ekki fyrir. Þá er heimilt að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í forvölum og lokuðum útboðum þótt samningsfjárhæð sé lægri en að framan greinir.

Óheimilt er að greiða viðsemjanda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn.

Sé kennitala bjóðanda yngri en 5 ára skal kanna viðskiptasögu stjórnenda og helstu eigenda. Leiði sú könnun í ljós nýlegt greiðslu- eða gjaldþrot (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut öldungis sams konar rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, á sama markaði en með nýja kennitölu.

16. gr.

Hæfis- og siðareglur

Enginn starfsmaður sveitarfélagsins eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum sveitarfélagsins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans.

Starfsmönnum sveitarfélagsins og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum sveitarfélagsins er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við sveitarfélagið nema með samþykki sveitarstjóra.

17. gr.

Trúnaðarskylda

Allir starfsmenn og fulltrúar sveitarfélagsins er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara.

18. gr.

Tengdir aðilar

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila og ber sveitarstjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 16. gr. um hæfis- og siðareglur.

19. gr.

Gildistaka

Innkaupareglur þessar öðlast gildi þann 14.desember 2010.

Fjárhæðir samkvæmt reglum þessum skulu breytast með hliðsjón af byggingarvísitölu við gildistöku reglnanna.